Возможен ли безбумажный офис в век электронных технологий

Возможен ли безбумажный офис в век электронных технологий

Безбумажный офис выглядит недостижимой, но так в далеком прошлом желаемой и рекламируемой концепцией управления предприятием, не обращая внимания на все успехи компьютерной техники, наличие ультрасовременного современных средств  и программного обеспечения коммуникации. Компания PaperlessUSA говорит, что ее изучения разрешают достигнуть определенных удач на пути к желаемому «безбумажному офису».

«Мы фокусируемся отнюдь не на создании нового ПО, вместо этого мы показываем пользователю пути легкого и стремительного ответа задач построения прибыльного бизнеса», — сообщил Пол Стэнсэн, председатель совета директоров PaperlessUSA (PUSA). По оценкам компании во всем мире около 9 триллионов страниц в год выводится на экраны мониторов, тогда как на бумагу выводится около 2.8 триллионов страниц в год, и, верите вы это либо нет, но это число неуклонно растет, несмотря на массу электронных средств ведения документации.

Отчего же количество бумаги в офисных корзинах возрастает, в то время в то время, когда некоторым программам электронного документооборота уже исполняются десятки лет, и их возможности довольно часто существенно превосходят потребности пользователей многократно.  

Кто, например, может похвалиться, что знает возможности самых распространенных программ автоматизации документооборота Микрософт Office на 100%? Не смотря на то, что все, точно, печатали документы посредством этих программ, но по моим наблюдениям, малый процент пользователей знают о существовании функции «Предварительный просмотр», которая разрешает оценить внешний вид документа на по окончании печати.

Эту функцию они перекладывают на принтер, что расходует бумагу и деятельно потребляет электричество.

Изучение поведения пользователей, совершённое компанией Xerox, известного производителя принтеров, копиров и другой офисной техники, говорят о том, что 45% всех напечатанных в течение документов оказываются в корзине, формируя поток бумажных отходов размером в более чем триллион страниц в год. Другие бумаги, образующие дополнительный поток бумажного мусора  включают обложки, электронные билеты на самолет и распечатанные описания маршрутов, применяемые вместо карт.

Аналитики Xerox насчитали 351 фактор, воздействующий на затраты предприятия, которые связаны с печатью бумажных документов. Не обращая внимания на все усилия по переходу на безбумажный, другими словами электронный, документооборот, печать документов на бумажный носитель удваивается каждые 3.5 года.

На каждые 2.5 работника офиса приходится одно печатающее устройство (принтер, копир либо факс). Не считая бумаги печатающие устройства деятельно потребляют электричество, в том числе и в режиме ожидания.

Исходя из этого организация, которая уменьшает количество печатающих электроприборов на 2/3 может рассчитывать не экономию электричества до 50%.

Во второй половине 90-ых годов двадцатого века трудясь в агентстве по недвижимости с интенсивным применением бумаги, Стэнсэн решил максимально сократить количество бумажных копий документов. И сосредоточил внимание на сведение к минимуму необходимость работы с жёсткими копиями документов.

Вначале он пробовал сделать это посредством разных коммерческих программных комплексов, находившихся тогда на рынке, но большая часть программ или доходили лишь для ответа части задач, или были через чур сложны в сопровождении и управлении. Исходя из этого Снэнсэн, человек, что ни при каких обстоятельствах не занимался программированием, решил создать собственную программу для оптимизации собственного документооборота!

Ничего не зная о программировании, Пол за компьютер и начал разрабатывать собственную совокупность таковой, какой он ее видел. «Я пробовал сделать программу весьма простой в применении. Эта работа заняла у меня около 5 месяцев, по причине того, что было весьма тяжело совместить набор интерфейса и простоту пользователя нужной функциональности», растолковывает Стэнсэн.

Сегодя, спустя десятилетие, он совершенствует собственную программу, основанную по большей части на документах в формате PDF.

PUSA применяла собственную методику интеграции разных клиентских данных в один удобный для поиска и просмотра формат. В базе данных программы разные электронные документы сосуществуют с фото, аудио и видео файлами так, что пользователь с легкостью может отыскать и просмотреть релевантные эти.

Отсканированные без утраты качества другие файлы и документы подписываются перечнем главных слов, по которым в будущем упрощается поиск документов одной тематики.

«Мы максимизировали возможности пользователя по поиску иголки в стогу сена, в то время, когда нужно скоро отыскать нужную информацию среди тысяч страниц текста».

Клиенты компании смогут приобретать данные всеми вероятными электронными методами: на DVD диске, на сайте компании, посредством зашифрованных паролем либо вторым ключом сообщений. Документы смогут иметь различный уровень доступа, и защищены, к примеру, от редактирования либо распечатки.Компания говорит, что использование их совокупности за 10 лет уже сохранило им немыслимое время на поиск нужной информацим, избавило от шкафов набитых папками с документами и сохранило массу денег на распечатке бумажных копий.

Пол Стэнсэн не только оптимизировал собственный бизнес, но и наглядно продемонстрировал, как возможно снизить темпы обезлесивания планеты, и что бизнес возможно экологически дружественным, в случае если сделать маленькое упрочнение над собой.

 

Источник: http://www.greentechmedia

«Чайка». Фильм Фонда борьбы со взятками.


Читать также:

Читайте также: